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不懂财务 如何实施财务信息化项目?

为什么财务信息化管理会成为我们CIO的软肋呢?笔者认为,最主要的是我们不熟悉财务管理的具体业务。    我们CIO在企业实施内部负责信息化项目的时候,估计最怕的就是财务信息化项目。为什么呢?因为很多CIO可能都没有财务管理的经验,而且财务管理的话,又是一门比较专业的学科,虽然CIO在负责财务信息化项目的时候,就有点力不从心的感觉。所以,很多CIO在企业实施财务信息化的时候,他们都选择回避,让外部实施顾问全权负责财务信息化项目。   笔者就认识这么一位CIO。他是一家外资企业的CIO,各个方面的能力都比较强。他们企业上集团财务信息化系统的时候,这位CIO由于没有财务管理的相关经验,不知道如何参与到财务信息化管理的项目中去。所以,当外部实施公司在企业内部实施项目的时候,CIO选择了回避。他只是提供了一些技术上的支持,如网络布置、服务器部署等等,而没有参与到具体的项目工作中去。如在项目需求调研、软件培训等等环节,他都是有意识的回避的。这会导致什么结果呢?现在企业已经使用这个集团化财务信息管理系统已经快三年了,还是没有培养出一个合格的内部项目管理人员。遇到一些业务上的问题时,CIO还是找外部的实施顾问进行解决;每年还要请他们为公司的新员工进行培训,等等。为此企业付出的代价,就是每天都要为此向对方支付昂贵的软件维护成本。这个成本远远要高于企业正在使用的客户管理管理系统的维护成本。   可能,财务信息化正在成为很多CIO的软肋。针对这种情况,我们CIO该如何克服呢?笔者自己也是这么一步步走过来的。笔者以前也没有接触过财务管理,只是在学校里,读大一学基础课程的时候,有一门会计的课程,对财务管理有一个大致的印象。但是,后来都没有接触过财务管理的相关工作。但是,到现在我对财务管理信息化项目虽然说不能算是这方面的专家,但是,在企业中进行财务管理信息化项目的维护,如新员工的培训、业务问题的处理、系统的配置等方面,处理起来也是游刃有余。笔者是如何从对财务管理一窍不通,到成为一名合格的财务信息化管理项目的管理员的呢?下面,笔者就把这些经验分享一下。或许,对大家有所帮助。   一、要立足于业务,熟悉常规业务的流程。   为什么财务信息化管理会成为我们CIO的软肋呢?笔者认为,最主要的是我们不熟悉财务管理的具体业务。平时,财务部门也都是在独立的一个办公室里,给人以中讳莫如深的感觉。财务管理的业务真的有这么高深吗?刚开始,也给我这么一种错觉。但是,后来当我真的试着去了解它的时候,发现其病没有这么的难。   为什么呢?其实,财务管理是入门容易精通难。但是,对于我们信息化管理项目管理员来说,需要掌握的就是入门知识而已。因为我们毕竟不是财务管理系统的实施顾问或者财务经理,需要利用财务管理系统进行数据分析等等。我们作为项目管理员,只需要了解,一些业务的具体处理方式,如采购进货成本是如何结算的;先进先出、移动加权平均成本、月加权平均成本核算方法有什么区别,该怎么操作;凭证的填制规则以及凭证更改的流程等等。只要把企业的这些财务管理的日常业务搞清楚了,那么我们CIO就能够了解财务信息化管理系统的来龙去脉。至于其他的数据分析等等高级功能的应用,其实,我们CIO不必要了解的这么细,这些基本上是财务经理或者财务总监的工作。而在实际项目管理中,我们服务的对象基本上是财务部门的一般员工。   所以,我们CIO要承担起财务管理信息化项目挂你的重任的话,就需要了解财务管理核算的日常业务以及处理方式。只要了解了这个,我们才有这个基础,去了解财务信息化管理系统的运行机制;才能维护好财务信息化管理系统。 二、结合系统,熟悉系统操作流程。   我们CIO熟悉财务核算的日常业务,只是一个基础性的工作,毕竟我们又不是从事财务工作,若只是熟悉他们的业务,对我们来说,也没有过多的帮助。我们的目的是,在了解财务日常处理业务的基础上,我们知道,如何在财务管理系统中进行核算。   如到月底,财务需要进行结帐动作。我们就需要知道,在系统中对这个业务该如何操作,该注意点什么。如对于月末结帐业务,我们作为CIO,财务管理信息化项目的管理员,我们至少要知道,在财务管理系统中月末结帐的处理流程,如要先核对各种相关的单据,有没有输入、审核完毕;然后,需要核对单据的内容是否有错误,因为结帐以后再发现错误进行更改的时候,处理非常的麻烦,所以,需要在结帐之前,先在系统中或者把资料导出来核核对单据的准确性,从而尽量减少过账后因为发现错误而进行过多的调整动作。这些动作完成后,财务人员还需要选择一个合适的时间,进行过账动作,因为在结帐作业运行的时候,最好是其他系统使用人员没有对财务系统进行其他的操作。   所以,作为CIO,只有洞的这个系统处理的基本流程之后,才能够当财务用户在处理这支作业时,遇到问题的时候,给与他们帮助。而不需要去请教外部的实施顾问。   故,我们CIO可能对于财务管理不是很内行,如不知道财务报表中某个数字是什么含意,但是,我们至少要知道这个数字是怎么计算出来的。因为这是我们对系统进行维护与测试的前提条件。而要了解这方面的内容,那么我们CIO就需要知道,在财务管理系统中,实际业务的处理流程。   三、总结常见问题,以后遇到类似问题,就可以自力更生的解决。   其实,笔者在财务系统管理维护中,发现很多用户碰到的问题,其实都是类似的。如可能用户在每个月中都回碰到已经过账的凭证发现错误,需要采用红字冲销。而用户不知道该如何冲销,或者在冲销的时候会担心会不会出现问题等等。类似的问题可能每个月都会碰到。若我们在第一次处理问题的时候,就能够了解这个问题发生的原因以及处理的方法,并且能够利用图形、文字等手段记录下来,如此的话,下次遇到类似的问题时,我们就可以轻松的解决了。   这个处理方法,笔者认为在财务信息化管理项目中特别实用。其实财务管理中,每个月的工作是很类似的。曾经有一个财务专家讲了一个笑话,长期做财务管理工作的人,脑子可能会越来越笨。因为其每个月的工作,都是类似的、重复的。故,今天员工在工作中遇到的问题,在下个月中可能还会遇到。所以,我们第一次碰到问题时,可能还不会解决,需要在实施顾问的帮助下才能够处理;但是,当我们第二次遇到问题时,就知道该如何处理了。   同时,这些问题也是我们以后进行软件培训的资料。因为我们CIO相关的专业知识有限,我们不能向实施顾问那样,从宏观上向财务人员讲财务管理、讲解相关的模型。我们能够做的就是结合财务管理系统,向他们讲述相关的操作技巧。而这其中很重要的一部分,就是结合财务用户以前在系统中操作业务时所产生的问题,告诉他们以后再遇到类似的问题,如财务凭证红字冲销,该如何处理。如此的话,以后遇到类似的问题的话,员工自己也知道该如何处理,而不用再请教我们。   笔者曾在三家企业负责过财务信息化项目的内部实施工作,以上的这些项目管理的心得,可以说是我工作经验的总结。最后,笔者要送正在为财务信息化管理项目烦恼的CIO们,两句话。   一是要做好财务信息化项目管理不难,只需要自己结合公司实际财务处理流程,在系统中跑个十遍流程基本上可以掌握;难的是要把这个处理过程中经常会发生的错误进行总结,这是我们以后财务信息化管理软件维护的重点。   二是我们CIO在财务管理系统中不能财务部作为的方式,因为,我们若采取这种工作方式的话,则企业要为其付出昂贵的系统维护成本,同时,这也会降低我们CIO在企业管理者眼中的地位,我们CIO在企业中,将永远只是一个技术员的角色。